開會前我們總說要反復(fù)考察會議場地，但到底考察哪些項目，要注意哪些細節(jié)呢？

很多籌備組一般只會考察場地的硬件措施，但最容易影響會務(wù)效果的，卻是以下這些“軟件”。

1、會場布局

考察會場大小時，會場的格局是否方正、層高是否適宜、會場大小與來賓人數(shù)是否相符（太大或太小都會影響會務(wù)經(jīng)費和開會質(zhì)量，適中的場地則可避免這種情況）、是否需要另外搭建背景或舞臺等。

會議畢竟是比較重要的活動，所以選擇會議廳的時候也要注意內(nèi)部的裝潢，不說金碧輝煌，看起來很貴氣，至少要大氣舒適，布置得簡約明了，沒有花花哨哨的布置，而是很整潔明亮。

2、交通

場地的交通調(diào)度空間是否充足？各個交通站點到主場地的時間需要多少？交通站點是否需要設(shè)置接待來賓的位置？來賓下車地點與主場地的距離是否太遠？

這些都是需要考察的問題。

了解掌控這些多變問題，可以避免耽誤行程，同時也能給嘉賓提供貼心周到的服務(wù)體驗。

3、酒店場地位置

雖然有些會務(wù)活動因為來賓的人數(shù)規(guī)模問題，可能只會使用酒店部分宴會廳。

但為了避免相互干擾，會務(wù)組在勘察場地時還是要仔細詢問同時間段都有哪些活動正在進行，如果有，屆時是否會影響酒店相關(guān)設(shè)施的使用？

重點考察問題有：周邊商圈及在建項目、周邊銀行、所策劃活動是否需要報備審批以及酒店同期是否有政府活動等。

其實大多數(shù)時候最好是避免選擇政府指定的會務(wù)酒店，因為一旦與政府會議撞檔，則需重頭安排時間地點，這極大增加了工作量，來賓對此次會議的印象和體驗也不好。

4、嘉賓入場環(huán)節(jié)

簽到處以及入場通道作為來賓對整場會議的第一印象，這兩處一定要選一個位置明顯又方便來賓辦手續(xù)的地方。如果是大型會議，還需留出排隊等候的空間。

重點考察問題有：什么地方可以搭建或擺放宣傳背景物料、停車場車位數(shù)量及收費情況、戶外是否需要擋雨棚或搭建裝飾區(qū)等。

另外，如果選用設(shè)計感較強的會議場地，則需留意比如電梯、樓梯、走廊等區(qū)域，看標示是否明顯，以免出現(xiàn)突發(fā)情況人員無法及時疏散。

5、餐、房、娛樂設(shè)施

客房的房型價格及升級政策、餐廳營業(yè)時間及環(huán)境設(shè)施（如音響、投影儀等）是否齊全、特殊情況是否可以規(guī)劃獨立場地供會務(wù)來賓專用等，這些問題都是需要細致地列表考察。

對于大家最容易疏忽的娛樂設(shè)施環(huán)節(jié)，一定要提前跟酒店方溝通清楚可提供的娛樂項目、消費價格及優(yōu)惠方式，有時這些娛樂項目可能會因為升級維修等問題無法正常使用，這會導(dǎo)致來賓的體驗非常不好。

6、籌備區(qū)域

為了保證會務(wù)順利開展和完善收尾，避免最后無法實現(xiàn)策劃效果，籌備區(qū)域的尤其需要提前檢查清楚。

重點考察問題有：場地硬件設(shè)施是否可正常使用（如燈光、舞臺等）、場地包含的物料（包括鮮花酒水等）、化妝間的物料配備（如衣架、鏡子、插座等）、電箱數(shù)量及電量、卸貨通道位置及卸貨規(guī)則、貨梯數(shù)量及容積尺寸等。

比如活動中AV設(shè)備的正常使用的燈光、音響、視頻一般會采取分開接電的方式，以避免相互干擾，所以會務(wù)組需要與酒店溝通用提供的最大電量以保證互動中所用及的設(shè)備能正常使用。

而如果貨梯或客梯過小，可能會變更制作物品的結(jié)構(gòu)及尺寸，如果制作物品中有異形結(jié)構(gòu)且不能進入貨梯的，還需要與酒店方協(xié)調(diào)。